Betere samenwerking door goed georganiseerde processen

Fleur kwam in aanraking met Eye for Growth toen ze als manager bedrijfsvoering te maken kreeg met de uitdagingen van een snel groeiende organisatie. “Toen de organisatie kleiner was, kon je makkelijk even bij iemand binnenlopen om iets te regelen. Dat kan nog steeds, maar nu er 300 mensen bij ons werken gaat dat toch iets lastiger. Er waren nog niet veel processen geautomatiseerd en er was behoefte aan professionalisering. Samen met Tanja en Frits van Eye for Growth en de teamleads keken we welke belangrijke processen beter konden. Bij het onboardingproces van nieuwe medewerkers was de meeste winst te behalen.”

Onboarding

Voorheen moesten er verschillende formulieren en links ingevuld worden als iemand nieuw in dienst kwam, wat soms leidde tot dubbele informatie en dubbel werk. Nictiz ging zelf aan de slag met de inhoud van het onboardingprogramma en Eye for Growth werd ingeschakeld om de processen te optimaliseren. Fleur: “Onboarding raakt verschillende teams binnen de organisatie, zoals ICT, HR, recruitment en het secretariaat. Hoe loopt het proces nou precies als iemand in dienst treedt? Hoe krijgt iemand zijn laptop en zijn telefoon? Hoe wordt de persoon in het systeem gezet? Om alle processen in kaart te brengen, namen we interviews af met nieuwe medewerkers en medewerkers die net uit dienst waren. Zo kwamen we erachter hoe zij het on- en offboardingproces ervaren hadden.”

Nieuw proces

Vervolgens is een werkgroep samengesteld met collega’s uit verschillende teams. Tanja en Frits hielpen deze werkgroep om een nieuw onboardingproces te ontwerpen en realiseren. Zij organiseerden daarvoor in totaal vier workshops, waaronder een brownpapersessie. Dit is een interactieve methode om samen bestaande processen in kaart te brengen. “Samen vraag je je af waarom je dingen op een bepaalde manier doet. De hobbels in een proces worden dan heel zichtbaar. Die sessie zorgde voor mooie inzichten bij collega’s”, vertelt Fleur.

Daarnaast leverden de workshops een lijst met actiepunten op. Iedere taak op de lijst werd toegewezen aan een collega. Fleur: “Eye for Growth heeft echt geholpen om het nieuwe proces in de organisatie te verankeren. Door onze collega’s aan te spreken op persoonlijk leiderschap en samenwerking en ze meer inspraak, vertrouwen en verantwoordelijkheid te geven, raken ze gemotiveerder om zich in te zetten voor het grotere doel.”

Betrokkenheid

Het onboardingproces is inmiddels flink verbeterd. Dit jaar gaan Nictiz en Eye for Growth samen aan de slag met de offboarding. Fleur is erg te spreken over de samenwerking: “Afspraak is afspraak, en alle communicatie is heel prettig. Ik kan Eye for Growth zeker aanbevelen.”